Fra Ehostel til Suitcase 5

- historien om et 18 år gammelt bookingsystem


Egentlig gik opgaven bare ud på at strømline arbejdsgangen med bookingbekræftelser på et vandrerhjem. Stedet var Bornholm, året var 2004, og selv om internettet stormede fremad, var der lang vej til den generelle digitalisering af branchen. Især på mange små hoteller og vandrerhjem stod ringbind med ordrer i lange rækker på på reolerne, mens andre, mere fremsynede værter havde kreeret regneark til at håndtere bookinger i. De store i branchen havde haft digitale løsninger i mange år, men disse var ikke til at komme i nærheden af hverken økonomisk eller teknologisk for små virksomheder.

Aftalen var kommet i hus via et digitaliseringsprojekt i en lokal erhvervsgruppe. Min kunde havde selv gjort, hvad hun kunne. Hun havde designet en ordrebekræftelse i MS Publisher, og for hver ny bestilling, kopierede hun dokumentet, rettede kunde- og ordreoplysninger og vedhæftede filen til en e-mail eller printede den ud og sendte det med sneglepost. Dokumenterne blev omhyggeligt gemt i en stringent mappestruktur på hendes PC. Hver fil fyldte en hel megabyte, hvilket var meget for et dokument på det tidspunkt.

Det handlede primært om at spare tid, uden at hverken kunden eller jeg havde en ide om et specifikt slutresultat. Efter forskellige udkast til en mere effektiv bestillingsformular på hjemmesiden, begyndte vi at skitsere en digital platform til at holde styr på bookingerne. Vandrerhjemmet var med i kæden Danhostel, og  min kunde samarbejdede med andre bornholmske Danhostels, som havde samme udfordringer. Vi besluttede derfor, at det lige så godt kunne være et fælles bornholmsk projekt.

Gennem et halvt år holdt vi jævnlige møder, hvor der blev diskuteret udfordringer ved digitalisering og en hel del praktiske forhold ved vandrerhjemsdrift. Jeg blev løbende del klogere på branchen. Jeg lærte også at der var forskellige versioner af forretningsgangene, og hver enkelt deltager i vores lille gruppe forestillede sig selvfølgelig at slutresultatet ville være en en-til-en oversættelse af hans eller hendes praksis.

Jeg havde tidligere kodet software i blandt andet Java og Visual Basic, men valgte fra starten en webbaseret løsning i MS-teknologi, classic ASP med en MS SQL-server som database. Målet var et enkelt, brugervenligt system, som ikke krævede kurser eller indlæring. Efter endnu nogle måneders kodning, tests og fejlretning så Ehostel version 1.0 dagens lys i foråret 2005.

Der var stor begejstring og stolthed blandt de nye brugere af systemet. Kreativiteten blomstrede snart i fuldt flor, så jeg havde svært ved at følge med hvad angik de mange behov, ønsker og løse ideer. En online bookingside for kunderne kom hurtigt på tale, men det var også lidt grænseoverskridende for nogle, at Ehostel selv skulle kunne vælge og booke et værelse - selv om det selvfølgelig var nemt at ændre i administrationsdelen efterfølgende.

Efter få år havde vi en velkørende online booking, der generede langt de fleste af de indkommende bookinger. Vi havde også fået et betalingssystem op at køre. Danhostel havde i mellemtiden selv fået udviklet en platform, som egentlig skulle være obligatorisk for alle medlemmer. De bornholmske vandrerhjem måtte derfor have dispensation fra kæden for at beholde Ehostel. Til gengæld sørgede vi for at Ehostel kunne levere de data, der var behov for hos Danhostel. Der hed det bare 'Bornholmersystemet', og det gør det vist stadig nogle steder.

I 0'erne var de fleste hjemmesider og webbaserede systemer beregnet til en PC-skærm eller en Mac. Skærmstørrelserne varierede, men ikke man kunne godt regne med en standard mindstestørrelse. Det var derfor meget brugt at bygge pixelfast layout, det vil sige at bredden af hjemmesiden, billedestørrelser m.v. altid var den samme. Hjemmesiden skulle se helt ens ud, uanset hvilken skærm man åbnede den på. Det betød også, at i takt med at opløsningerne på skærmene voksede, skrumpede hjemmesiderne ind til små, centrerede firkanter med ulæselig tekst, og vi måtte derfor vi to gange redesigne platformen fra bunden. Hver gang var brugervenligheden i højsædet, af og til på detaljeniveau. Såvel blandt IT-nørder som brugere uden dybere IT-indsigt kan der opstå uenighed om, hvilken rækkefølge der er mest logisk for knapperne 'Gem' og 'Annuller'.

Da behovet for et redesign opstod for tredje gang i 2013, besluttede jeg at bygge ikke bare brugerfladen men hele systemet op fra grunden, med ny datastruktur og i objektorienteret kode. Der var for mange uhensigtsmæssigheder i databasen, som var bygget ud fra hvordan verden så ud ti år tidligere. Et andet parameter var at systemet skulle kunne markedsføres for andre overnatningssteder end vandrerhjem. Jeg havde efterhånden lært, at vandrerhjemmenes softwarebehov ikke var helt så unikt, som nogle af værterne af og til prøvede at overbevise mig om.

Af samme årsag skiftede Ehostel navn til Suitcase, da version 4 blev lanceret i 2014. Det var responsivt, bygget i C# på et Asp.NET framework. Desuden var systemet flyttet fra et traditionelt webhotel til en stærk cloud server med skalerbare resurser. Dermed havde vi for alvor et salgbart produkt, og i de kommende år voksede kundegruppen, samtidig med at funktionalitet og integrationer blev udbygget.

Gennem de næste år fik vi koblet MyAllocator på som channel manager, og en række nye moduler til håndtering af blandt andet restaurant og rengøring blev udviklet - stadig i tæt samarbejde med brugerne. Den tilhørende bookingside blev løbende strømlinet, hele tiden med fokus på at gøre bookingprocessen så gnidningsfri som mulig for gæsterne.

En af udfordringerne de seneste år har været - igen - at den anvendte designplatform, udviklet specielt til Suitcase, er blevet forældet. Det har fungeret i 9 år, men udviklingen er mere tidskrævende end den behøvede at være med nye teknologier og eksterne komponenter. Derfor er Suitcase 5 nu på vej i en brugerflade, der kan testes sideløbende med brugen af den i skrivende stund aktuelle version. Efter en overgangsperiode på godt tre måneder er det hensigten at lukke Suitcase 4 ved årsskiftet. Den nye version har været to år undervejs og takket være en bedre registrering af alle ønsker og forslag fra brugere, er den i endnu højrere grad end tidligere et resultat af et godt samarbejde. Tak for det.

Nye udfordringer venter forude, og målet er at Suitcase 5 gennem hele 2024 får et regelmæssigt flow af opdateringer. Der er stadig nok af gode ideer i banken.


Kim Bak



 

Suitcase Booking

Bright Systems
Bodernevej 28
3720 Aakirkeby
Telefon 56 97 40 12
mail@brightsystems.dk